Registrele si documentele contabile si justificative pot fi arhivate pe baza unor contracte pentru prestari servicii de catre persoane juridice care au conditii corespunzatoare.
Raspunderea in ceea ce priveste arhivarea documentelor contabile revine administratorului, altei persoane care are obligatia de a gestiona unitatea beneficiara sau ordonatorului de credite.
Pentru a arhiva documentele financiar contabile ar trebui sa apelati la o firma care are posibilitati pentru depozitare arhiva.
Unitatea care incredinteaza documentele pentru arhivare si unitatea care beneficiaza va aduce la cunostinta organului fiscal teritorial aceasta situatie. Atunci cand firma care incredinteaza documentele primeste un control din partea organelor abilitate, reprezentantii firmei sunt obligati sa prezinte domiciliul fiscal in care se afla documentele.
[adsenseyu1]
Organele de control din Ministerul Finantelor si Economiei pot sa interzica arhivarea registrelor, documentelor contabile si justificatve in alte locatii decat sediile secundare sau domiciliul fiscal in cazul in care considera ca acestea nu se pastreaza corespunzator.
Arhivarea documentelor contabile si justificative se va face conform prevederilor legale si cu anumite reguli generale. Documentele trebuie numerotate, snuruite, parafate si grupate in dosare. Gruparea documentelor trebuie facuta sistematic si cronologic, pentru fiecare exercitiu financiar la care fac referire acestea. Daca societatea este in fuziune sau lichidare, documentele din aceasta perioada trebuie arhivate separat.
Dosarele care contin documentele contabile si justificative trebuie pastrate in spatii special amenajate in acest scop, cu certitudinea ca nu se vor degrada in timp, sustrage sau distruge, dotate cu metode de prevenire a incendiilor.
Evidenta documentelor din arhiva se face cu ajutorul registrului pentru evidenta, conform legii, in care vor fi consemnate documentele si dosarele intrate in arhiva, si miscarea lor in decursul timpului.
Eliminarea documentelor al caror termen de pastrare a expirat se face in prezenta unei comisii aflate sub conducerea administratorului sau a unui ordonator de credite in functie de caz. Se va intocmi proces verbal se sa va consemna scaderea acestor documente eliminate din registrul de evidenta.
Dupa ce expira termenul legal de pastrare se pot elimina documetele din arhiva pe baza procesului verbal care va fi aprobat de administratorul firmei.
[adsenseyu1]
Daca sunteti unic asociat sau daca activati ca persoana fizica sau ca producator individual aveti dreptul de a selectiona singur documentele care trebuie sa fie eliminate din arhiva si sa faceti procesul verbal in care sa treceti aceasta activitate.
Procesul verbal care consemneaza selectionarea si inventarele documentelor propuse pentru eliminare, la fel si inventarele documentelor care sunt pastrate in arhiva trebuie sa fie inaintate spre aprobare unei comisii din cadrul serviciului judetean sau teritorial al Arhivelor Nationale. Dupa ce primiti aprobarea de la aceasta comisie aveti dreptul de a scoate respectivele documente din arhiva si ulterior le puteti distruge sau le puteti livra la o unitate care se ocupa cu strangerea deseurilor.
Este indicat sa aveti in vedere faptul ca daca pierdeti, va sunt sustrase sau se distrug anumite documente contabile, legea mentioneaza ca acestea trebuie sa fie reconstituite in termen de cel mult 30 de zile din momentul constatarii.
Daca nu respectati aceste prevederi legale in ceea ce priveste arhivarea documentelor riscati sa primiti amenzi sau riscati ca actiunea sa fie considerata infractiune si va trebui sa raspundeti in fata organelor competente.
